Généalogistes Associés

Bonjour à tous

Guide de saisie, RECOMMANDATIONS

Ce bulletin peut sembler pour certains, une redondance ou répétition des textes retracés dans les bulletins antérieurs. Toutefois, je crois qu'une récapitulation est très justifiée dans le but de limiter les erreurs les plus fréquemment rencontrées.

Voici quelques recommandations que j'ai cru bon de faire suite à l'analyse des bases de données que je reçois. Remarquez que c'est votre base et non la mienne, mais afin de conserver un certain standard de qualité des données et d'uniformiser la saisie des données à être affichées sur le site, il serait préférable que vous considériez de près, chacune de ces recommandations et votre base de données sera d'autant améliorée. Certaines de ces recommandations peuvent ne pas être applicables à votre base.

1 - Je vous suggère fortement d'éliminé tous les caractères non appropriés dans le champ nom. Ex , * < > ? = \ " les chiffres et les espaces avant le prénom.

2 - Il faut, autant que possible, que vos toponymes et abréviations de provinces ou états américains et de pays, soient similaires aux listes officielles que l'on retrouve dans la page Toponymie http://genealogistes-associes.ca/topony.html sur le site Généalogie pour tous. Vous pouvez copier ces fichiers sur votre disque rigide ou les imprimer pour références futures.

3 - Dans Brother's Keeper, il faut utiliser la clé F8 pour les champs Toponymes et Sources afin d'éviter des erreurs de frappe lors de l'inscription et ainsi avoir 10 ou 15 différentes épellations d'un toponyme. Ex PQ, P.Q. Que. Québec, Qc ou QC, Can. Can, Canada, USA, U.S.A. U.S.A, etc. Il n'y a qu'un endroit au monde qui se nomme Toronto, ON et aussi seulement qu'un endroit nommé Montréal, QC et de même pour Dallas, TX. Il est superflu d'ajouter Canada ou USA à la fin. Toutefois, pour les pays hors de l'Amérique du Nord, il serait préférable de préciser le pays. Ex France ou Gabon.

4 - Il faut éviter d'inscrire différents caractères dans le champ nom. Ex \ < > & % ? et * . = ou ????, des chiffres ou des espaces avant le prénom. Le patronyme doit être le dernier mot dans ce champ et séparé par une espace. Ex Si vous inscrivez Arthur Lacroix ?? le patronyme sera considéré par le programme comme ??

5 - Lorsque le nom d'une femme ou d'un homme est inconnu, on inscrit Inconnu. C'est le nom qui est inconnu et non la femme. Lorsque le nom du conjoint ou de la conjointe est inconnu, il faut inscrire Inconnu et éviter Ex Madame Bertrand Fleury si vous ne connaissez pas le nom de mon épouse. Il faut éviter d'inscrire Père Inconnu, Mère Inconnue ou encore Anonyme Inconnue. Cependant, lorsque le nom d'un parent est connu Ex. Dubois, il faut inscrire Inconnu Dubois. Il faut aussi éviter d'inscrire deux parents (père et mère) inconnus.

6 - Dans le champ texte, il faut inscrire des données d'intérêt pour le généalogiste. Il n'est pas important de savoir si un enfant est handicapé intellectuellement. Le mot intellectuellement est sans intérêt.

7 - Dans les champs toponymes :
On naît dans une ville, Ex. Sherbrooke, QC
On est baptisé dans une paroisse, Ex, Notre-Dame du Rosaire
On décède dans une ville, Ex. Sherbrooke, QC
La sépulture a lieu dans un cimetière, Ex St-Michel
Le mariage légal est dans un district judiciaire, Ex Montréal, QC et non à St-Jean-Berchmans, Montréal, QC où la cérémonie religieuse a été célébrée.

Le seul champ toponyme où l'on peut inscrire une paroisse est le champ du baptême. Le seul endroit où il y a lieu d'inscrire le nom du comté est dans le cas où il y aurait deux municipalités du même nom, on peut les différencier : Ex St-François, QC, St-François(Montmagny), QC, St-François-de-Sales, QC ou encore St-Laurent, IO, QC et St-Laurent, QC. IO signifie Ile d'Orléan.

8 - Il faut inscrire dans les champs seulement l'information qu'ils doivent contenir, c'est à dire les utiliser ce dont pourquoi ils ont été créés. Ex ne pas inscrire 1956 dans le champ toponyme ou 192 dans le champ nom. Le champ Texte est un endroit où l'on peut insérer différents genres de notes pertinentes.

9 - Si vous utilisez Brother's Keeper, depuis le menu principal, vous pouvez faire les vérifications suivantes :
a) Qualité des données de votre base de données, (Fichier, Qualité des données)
b) Vérification théorique de votre base de données, (Divers, Vérification théorique)
c) Une liste par prénoms afin de déceler et rectifier les imperfections, (Rapports et Listes, Listes Alphabétique Prénoms)
d) Une liste par patronymes afin de déceler et rectifier les imperfections, (Rapports et Listes, Listes Alphabétique Noms)
e) Une revue de vos toponymes afin de vous assurer qu'ils soient, en autant que possible, semblables au # 7 ci-dessus. (Rapports et Listes, Toponymes)

10 - Anonyme
Dans vos bases de données, nous ne devrions pas voir une fiche Anonyme. Selon le Petit dictionnaire Larousse, Anonyme veut dire sans nom. Les enfants mort-nés ont été désignés comme Anonymes cependant aucune trace n'existe dans les registres de l'état civil, il en est mention nulle part, il n'y a aucun registre civil nommé comme tel.

En généalogie il est absolument inutile d'inscrire Anonyme dans une base de données et le fait n'a aucun intérèt pour le généalogiste. Si certains faits généalogiques entourant la venue d'un Anonyme sont inscrits ou anotés et sont d'intérêt pour le généalogiste, il y aurait lieu de rapporter ces faits comme note dans la fiche de la mère ou du père ou de la personne concernée selon le cas.

René Jetté, éminent généalogiste, n'en fait aucune allusion dans son Traité de Généalogie (c'est ma bible de généalogie) et dans son Dictionnaire Généalogique des familles du Québec, il n'en fait allusion que pour inscrire une date de sépulture. Ces Anonymes n'existent pas et n'ont jamais existés.

Si un enfant a vécu quelques heures et a été nommé ou baptisé, vous pouvez alors l'inscrire dans votre base de données puisqu'il y a un registre civil qui existe pour cette personne. Si le nom de son père est Dubois et vous ne connaissez pas le nom de cet enfant, vous pouvez inscrire Inconnu Dubois.

Ce bulletin complète la série Guide de saisie de données généalogiques.

Quoique j'aie beaucoup de matériel varié à vous communiquer, dans le but d'aider l'ensemble des généalogistes, si certains d'entre-vous possèdent des textes à afficher ou aimeraient avoir des précisions sur un sujet en particulier, vous n'avez qu'à m'écrire et si le sujet m'est connu, il me fera plaisir de le commenter.

Auteur : Bertrand Fleury


Vous pouvez toujours consulter les bulletins précédents sur notre site en cliquant sur le lien Bulletins dans la partie inférieure de chaque page.

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Bertrand Fleury
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